Visma | Raet
Vriendelijke en flexibele opvolging aan facturen
Visma | Raet positioneert zich als de HR en payroll software specialist. Met haar HR software en diensten helpt zij haar klanten met het digitaliseren en automatiseren van werkprocessen. Dit zodat er meer tijd en ruimte ontstaat voor het menselijke – en vaak veel inspirerender – aspect van het HR-vak. Zelf geeft Visma | Raet graag het goede voorbeeld. Zo zijn ze al langere tijd actief bezig met het digitaal optimaliseren van hun eigen processen. In dit geval het bewaken en opvolgen van uitstaande facturen.
Excel schiet tekort
Tot voor kort werd Visma | Raet in de opvolging van facturen niet ondersteund door een gespecialiseerde credit managementoplossing. Afspraken legden ze weliswaar zorgvuldig vast en ze dreven Excel tot maximale prestaties. Maar zodra er wijzigingen in het proces optraden, werd het lastig handmatig de afgesproken acties bij te sturen en correct op te volgen. Excel bood geen soelaas meer en de kluwen met afspraken werd steeds complexer om te beheren. Ook was het bijna ondoenlijk het werkproces te analyseren en zo tot verbeteringen te komen, uitgerekend iets wat Visma | Raet wel ambieerde. Reden genoeg om in dit proces specifieke software in te zetten.
Goede technologie beter maken
Dat Visma | Raet kiest voor CreditManager van Onguard suggereert dat de keuze eenvoudig was. Toch ging er een strenge selectie aan vooraf, waaruit CreditManager uiteindelijk als beste uit de bus kwam. Van Dael: “Als groep gebruiken we ook graag onze eigen software, zodat we het meteen intensief kunnen toepassen en verbeteren. Wij kijken allemaal als techneuten naar de technologie. We waarderen een vernuftige of juist heel simpele oplossing en we kunnen meteen meedenken hoe het nog beter kan. Daar plukken onze klanten uiteindelijk de vruchten van.”
Waarom CreditManager?
Tom van Dael, Directeur Finance en IT bij Visma | Raet:
“Met net een volledige billing migratie achter de rug was het monitoren en opvolgen van uitstaande facturen, acties, disputen en correcties een complexe exercitie geworden. De diversiteit aan producten en diensten die we verkopen, de diverse branches waarvoor we werken en de wisselende interne organisatie van klanten maakten opvolging uitdagend. We hielden alle openstaande issues, vragen en betalingsovereenkomsten handmatig bij en communiceerden ook intern veel. Dat was een hele klus en erg foutgevoelig, waardoor we ons naar de klant wel eens te zakelijk opstelden. Bovendien liep onze debiteurenpositie onnodig op. Precies wat we niet willen. Wij willen juist transparant en toegankelijk over facturatie communiceren en bovenal op een prettige toon in gesprek gaan met onze klanten. Hierbij willen we kunnen meebewegen met een klant. Een systeem zoals CreditManager dat ons helpt met betrouwbare en een kristalheldere administratie stelt ons hiertoe in staat.”
Procesondersteuning door Cliënt Control
Visma | Raet maakte een slimme tussenstap in het automatiseren van haar credit management. In plaats van direct volledig over te stappen op de software van Visma | Onguard, schakelden ze eerst een andere partij in, namelijk Client Control. Van Dael: “Client Control gebruikt het platform van Visma | Onguard, zijn ervaren in het toepassen ervan en leveren bovendien extra mankracht. Zo’n flexibele schil hielp ons het werk draaiende te houden, terwijl we zelf onze processen automatiseerden. Zo stapten we recent ook al over op een nieuw accounting software van Visma, en wilden we nu alle processen en systemen op elkaar afstemmen. Tegelijk benutten we op deze manier ook de ervaring van Client Control, die de best practices inmiddels al kende. Terwijl het werk netjes doorliep, gaven ze onze automatisering zo een flinke boost.”
Razendsnelle implementatie
De feitelijke implementatie van CreditManager was dan ook zo gepiept. De gewenste werkwijzen waren al uitgekristalliseerd en konden één op één worden overgenomen. Dit bespaarde de implementatiemanager van Onguard diverse stappen. Waar een volwaardige implementatie normaal drie tot zes maanden duurt, hadden we nu aan zes weken genoeg. Dat kwam ook doordat Visma | Raet koos voor de standaard inrichting van werkprocessen. Ze wisten dat die al aardig in de buurt van het ideaal kwamen. Van Dael: “Verder optimaliseren kan later altijd nog. We wilden nu vooral aandacht voor de gebruikers. Die werden getraind in basisgebruik en leerden ook beheertaken zoals het toevoegen van workflows, een brief wijzigen of een nieuw document aanmaken. Zo was de hele organisatie klaar voor een vliegende start. Dat geeft een zeker gevoel.”
De resultaten
- Tijdwinst, we werken intern aanzienlijk efficiënter en hebben naar de klant een kortere doorlooptijd
- Grip, we beheersen het complete proces en zitten kort op de bal. Het systeem zorgt dat we een standaard debiteurenproces doorlopen
- We hebben continue inzicht in onze posities per segment en klant. Deze informatie is ook toegankelijk voor de verantwoordelijke accountmanagers
- Transparante en eenduidige dossiervorming op een centrale plek toegankelijk voor alle stakeholders
- Professioneel, wij bewaken het complete proces en alle stappen
- Flexibiliteit, wanneer het nodig is, kunnen we in individuele gevallen afwijken van de collectieve afspraken
- Transparant en toegankelijk, het systeem zorgt ervoor dat wij heldere informatie hebben die we met onze klant kunnen delen. Hierdoor kunnen we goed het gesprek met onze klant voeren en eventueel met elkaar meebewegen
Sluit je aan bij tevreden bedrijven
