TenCate Grass
"Bij TenCate Grass is het gras altijd groen dankzij uitstekend debiteuren- en kredietrisicobeheer"
Het is inmiddels bijna vijftig jaar geleden dat kunstgras voor het eerst in Europa werd geïntroduceerd. Jaren daarvoor werd kunstgras al omarmd in de Verenigde Staten. In situaties waarin natuurgras niet voldoet of niet mogelijk is, biedt kunstgras vaak een oplossing. Het behoeft geen water, kan veel intensiever bespeeld worden en het heeft geen zonlicht nodig. Wij kennen kunstgras vaak van het voetbal-, of hockeyveld, maar inmiddels zijn er zoveel meer toepassingen.
De uitdaging
De TenCate Grass Group, en haar dochterondernemingen ontwikkelen, produceren, vermarkten, verkopen en installeren kunstgras en kunstgrascomponenten wereldwijd. Denk bijvoorbeeld aan kunstgras voor een sportveld, in de achtertuin of bijvoorbeeld op een dakterras. De organisatie opereert in een breed speelveld en bedient alleen in Nederland al een duizendtal klanten. De orders van deze klanten variëren in grootte van bedragen en om er zeker van te zijn dat de uitstaande facturen betaald
worden, werkt TenCate Grass met een kredietverzekering. Cor-Jan Verhoeven, Credit Manager bij TenCate Grass, heeft dagelijks te maken met debiteuren en kredietverzekeringen. Om de administratie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat er overzicht is in verstrekte kredietlimieten en polissen, gebruikt de organisatie twee softwaresystemen: CreditManager en PolicyManager. Beide softwaresystemen zijn ontwikkeld door Onguard.
Alles in papieren mappen
Verhoeven werkt inmiddels al een kwarteeuw als Credit Manager, waarvan zeven jaar bij TenCate Grass/GreenFields. “Onderdeel van mijn werk is het afsluiten van kredietverzekeringen voor een klant. We willen onze producten met zoveel mogelijk dekking leveren, zodat we zo min mogelijk risico lopen. Als een klant failliet dreigt te gaan, hebben we altijd de verzekering nog en zijn we dus verzekerd van een betaling. Onze ordergrootte varieert enorm. Op het moment dat zulke orders uitstaan, wil je het risico als organisatie niet volledig zelf dragen. We hebben er daarom voor gekozen om CreditManager voor ons debiteurenbeheer te gebruiken en PolicyManager voor onze kredietverzekeringen. Het is een ideale combinatie, want in CreditManager kunnen wij precies zien welke facturen openstaan. PolicyManager regelt het contact met de kredietverzekeraar en laat daarnaast duidelijk zien hoe het staat met de kredietlimieten en welke bijvoorbeeld aflopend zijn.” Dit is de situatie nu, maar deze is niet altijd zo geweest, vertelt Verhoeven: “Waar we nu met PolicyManager werken, werkten we voorheen met ouderwetse papieren mappen. Hierin hielden we per klant bij welke limieten er openstonden. Dat werkt heel reactief en er zit eigenlijk geen controle op. Dankzij PolicyManager is alles rondom kredietlimieten geautomatiseerd. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat
onze collega’s de handen vrij hebben om zich te focussen op hun hoofdtaak; ruw gezegd is dit verkochte projecten betaald zien te krijgen en risico’s beperken.”
Koppeling tussen CreditManager en PolicyManager
TenCate Grass merkte dat debehoefte aan een goed inzicht in het debiteurenbeheer groeide. Ze wilden inzicht in welke facturen betaald zijn, waar actie ondernomen moet worden en welke klanten behoren tot de categorie ‘wanbetalers’. Dit is de reden dat de organisatie CreditManager heeft geïmplementeerd. “CreditManager is voor ons het leidende systeem als het gaat om de status van onze debiteuren, maar we vonden het ook belangrijk om inzicht te hebben in de kredietverzekeringspolissen en kredietlimieten. Omdat CreditManager goed communiceert met PolicyManager, hebben we dit tweede systeem ook omarmd. Wat voor ons een hele fijne aanvulling is, is dat er in CreditManager een extra poortje is gebouwd en dat de gegevens vanuit PolicyManager heel eenvoudig in CreditManager worden geladen. Zo kunnen we direct zien welke openstaande facturen er per klant zijn en daarnaast staan ook de limieten en het saldo in hetzelfde scherm. Dagelijks wordt PolicyManager gevoed met gegevens vanuit onze kredietverzekeraar en vervolgens zorgt PolicyManager er weer voor dat alles in CreditManager terechtkomt.”
“PolicyManager is voor ons de schakel tussen de kredietverzekeraar en ons debiteurensysteem.”
Cor-Jan Verhoeven, Credit Manager
Voordelen van PolicyManager
“We zijn erg blij met de komst van PolicyManager. Het is als het ware de schakel tussen de kredietverzekeraar en ons debiteurensysteem. Zonder PolicyManager zou deze schakel er niet zijn en dat zou ons veel extra administratie opleveren. Het is nu heel eenvoudig om te zien of klanten een limiet hebben en hoe hoog die limiet is. Het geeft ons meer zekerheid en duidelijkheid en het communiceert dus super met CreditManager. Wat dat betreft zijn we heel erg blij met het systeem. Als het aan mij ligt, mag het wel een opfrisbeurt gebruiken, maar de software werkt fantastisch”, vertelt Verhoeven.
Uiteindelijk zorgt de combinatie van PolicyManager en CreditManager ervoor dat de credit managers binnen TenCate Grass hun werk uitstekend uit kunnen voeren. Cor-Jan Verhoeven benadrukt nog wel dat honderd procent automatiseren een utopie is: “CreditManager en PolicyManager zijn fantastische tools om erbij te hebben, zeker als het aankomt op het maken van keuzes voor verschillende kredietverzekeraars en de snelheid waarmee limieten moeten worden ingesteld. Het is dan belangrijk dat er software is die voor je werkt, maar ik blijf altijd zeggen dat het niet honderd procent automatisch kan. Ik vind het nog steeds belangrijk om mijn eigen keuzes te maken en flexibel te zijn. Het proces is leidend, maar ik ben als credit manager uiteindelijk degene die de klanten adviseert. En die flexibiliteit geven beide softwaresystemen mij.”
Sluit je aan bij tevreden bedrijven
