Peninsula
“De software is gebruiksvriendelijk en eenvoudig te begrijpen.”
Peninsula bestaat uit 13 bedrijven wereldwijd en levert sinds 1983 professionele diensten aan kleine bedrijven in het Verenigd Koninkrijk. Van oorsprong was Peninsula specialist in arbeidsrecht en HR, maar inmiddels houdt het bedrijf zich ook bezig met gezondheid, veiligheidsbeheer, verzekeringen en het welzijn van medewerkers. Zij ontzorgd kleine bedrijven op dit gebied, zodat zij zich kunnen concentreren op de groei van hun bedrijf.
De uitdaging
Peninsula heeft haar thuisbasis in het Verenigd Koninkrijk en is ook actief in Ierland, Australië, Nieuw-Zeeland en Canada. Sinds 14 jaar is Carl Lancaster Group Head of Collections bij Peninsula. In de afgelopen vijf jaar heeft Peninsula een aantal bedrijven wereldwijd overgenomen en ingelijfd. Carl Lancaster: “Naarmate we verder groeiden, werd het duidelijk dat onze bestaande systemen voor credit management niet toereikend waren voor het toenemende aantal transacties en werkzaamheden als gevolg van de overnames.” Peninsula besloot dat het tijd was om op zoek te gaan naar een nieuwe voor credit management oplossing. We nodigden de top vijf bedrijven op het gebied van credit management uit om hun oplossingen te presenteren. CreditManager van Onguard bleek de meest geschikte oplossing en na onderhandelingen over de aanbesteding was de keuze gemaakt.
Afhandeling van een groeiend aantal transacties
Peninsula had diverse wensen en eisen bij de keuze voor een nieuwe softwareoplossing voor credit management. Niet alleen was het van cruciaal belang dat het nieuwe systeem berekend was op de grote hoeveelheid transacties die Peninsula verwerkt, ook wilden zij de schulden van de hele groep kunnen combineren. Daarnaast wilde Peninsula dat de oplossing een grote bijdrage leverde aan de kwaliteit van de klantcommunicatie, zowel qua eenduidige uitstraling als qua inhoud. Bovendien speelde een optimalisatie van processen en goede rapportage van behaalde resultaten een belangrijke rol.
Lancaster: “We hebben Onguard vooral gekozen vanwege de grotere flexibiliteit die de software biedt als het gaat om integratie van de workflow. Ook zagen we het potentieel om in de toekomst nieuwe functies te integreren en het aantal mogelijkheden uit te breiden, wanneer we dat willen. Daarnaast is de software gebruiksvriendelijk en eenvoudig te begrijpen.”
“Hiervoor vond alle activiteit handmatig plaats, dus de nieuwe software bespaart ons een enorme hoeveelheid tijd”
Carl Lancaster, Group head of collections
Toegevoegde waarde
“Sinds de implementatie van de software in twee van onze bedrijven, zien we de cashflow met zo’n 20% toenemen.”Bovendien hebben we in ons bestand een groot aantal klanten met circa 100.000 klanten. Dankzij het nieuwe systeem kunnen we op de gewenste manier en het gewenste tijdstip met deze klanten communiceren. Hiervoor vond alle activiteit handmatig plaats, dus de nieuwe software bespaart ons een enorme hoeveelheid tijd. We hebben het aanmaningsproces voor alle klanten kunnen automatiseren. Voor ons betekende dit een radicale vernieuwing in onze werkwijze. Tegelijkertijd hebben we daardoor goed stil gestaan bij onze processen en hoe we deze binnen het nieuwe systeem wilden inrichten.
Automatisering = tijd besparend
Door de tijdbesparing die de automatisering van het credit management proces opleverde, kan Peninsula zich richten op taken die meer waarde toevoegen. “Dankzij CreditManager kunnen we ons focussen op belangrijke accounts, terwijl we ons voorheen meer op grote volumes richtten. We kunnen nu selectiever te werk gaan, omdat Onguard ons helpt bepaalde processen te automatiseren en een deel van de communicatie met minder actieve accounts afhandeld. Dat geeft ons tijd en ruimte om meer aandacht te geven aan grotere klanten of klanten die als problematischer te boek staan.
“CreditManager biedt ons ook de mogelijkheid een geconsolideerde structuur rondom onze credit management processen te ontwikkelen. De workflows binnen de software bieden ons bovendien meer overzicht. Dit maakt het voor ons eenvoudiger ons werk van dag tot dag te plannen en het werk goed te verdelen binnen ons team. Hier doen we dagelijks ons voordeel mee, maar ook op de lange termijn bespaart ons dit veel tijd en werk.”
“CreditManager zorgt ervoor dat we alles op één plaats hebben, toegankelijk voor het hele team. Dat geeft ons een goed overzicht over en een helder inzicht in hoe de zaken ervoor staan. Bijvoorbeeld of we up-to-date zijn of achterlopen en hoeveel e-mails we nog moeten beantwoorden. Sinds we met CreditManager werken is het gemiddelde aantal kaartbetalingen per dag verdubbeld, worden e-mails sneller beantwoord en zijn onze follow-up mogelijkheden verbeterd.”
Waarom Onguard?
“Onguard was intensief betrokken bij de implementatie van de nieuwe software en is van cruciaal belang geweest bij de go-live van de software. De configuratie van onze data die in het systeem worden geüpload was voor ons essentieel bij de start met CreditManager. Net als de communicatietechnologie die communicatie achter de gegevens verzorgt,” voegt Lancaster toe. “We gebruiken de software momenteel in twee van onze tien bedrijven en we rollen het uit over de rest van de Peninsula Group in het Verenigd Koninkrijk. Daarna implementeren we CreditManager in Canada, Australië en Nieuw-Zeeland. Onguard ondersteunde ons in het hele implementatieproces en het geeft ons een goed gevoel dat de helpdesk voor ons klaar staat in het geval er zich onverhoopt problemen voordoen. We zijn ervan overtuigd dat de keuze voor Onguard de juiste beslissing is geweest. De implementatie is probleemloos verlopen en we zijn blij met wat we tot nu toe met de oplossing hebben kunnen bereiken.”
De resultaten
- Cash flow nam toe met 20%
- Digitale betalingen per dag, verdubbeld
- Probleemloze implementatie
- Verbeterde communicatie met klanten
Sluit je aan bij tevreden klanten
