Fource Automotive

Jolanda Ooteman is als creditmanager verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer bij Fource Automotive, importeur en distributeur van onderdelen voor de automotive branche, en weet hoe belangrijk het is om debiteuren goed te behandelen om als organisatie het werkkapitaal hoog
te houden. Onguard sprak met Ooteman over haar ervaringen met debiteurenbeheer binnen de automotive branche. Ze licht toe hoe zij ervoor zorgt dat dankzij het gebruik van credit management software de processen binnen Fource Automotive soepel verlopen.

Ooteman is al jarenlang werkzaam als credit manager in de automotive sector: “Het is een sector die volop in beweging is en waar trends elkaar in rap tempo opvolgen. Denk bijvoorbeeld aan alle technologie die vandaag de dag in auto’s zit. En natuurlijk de zelfrijdende auto die we binnenkort echt tegen gaan komen op de wegen. Er is veel aandacht voor hoe iedere organisatie binnen de sector mee kan gaan in deze trends. Dat is ook logisch, want het is een compleet nieuwe markt waarin nog veel onbekend is. Het is binnen de afdeling credit management zaak om mee te bewegen met de business en continu oog te hebben voor de risico’s en de klantrelatie. Wat ik merk binnen de sector is dat de draagkracht voor credit management steeds groter wordt. Credit management is namelijk een heel belangrijk onderdeel, met name voor het werkkapitaal en de klanttevredenheid binnen de organisatie.”

We hebben het over klanttevredenheid en niet over debiteurentevredenheid. Een debiteur is immers een klant die een of meerdere facturen open heeft staan bij een organisatie. Als organisatie wil je natuurlijk enerzijds dat deze facturen betaald worden en anderzijds dat ze tevreden zijn en een tweede, derde of vierde keer bij je terugkomen. “Binnen veel organisaties leeft de overtuiging dat wanneer klanten bij de afdeling debiteurenbeheer terecht komen, ze sneller weglopen. Ze zien debiteurenbeheer niet als relatiebeheer en leggen dus ook niet de link met het ondersteunen van de business. En dat terwijl deze afdeling echt het verschil kan maken voor klanten. Als ik bijvoorbeeld naar mijn eigen organisatie kijk, bestempelen we een klant waarvan de betaling uitblijft niet als een ‘vervelende klant’. Onze collectors zorgen er juist voor dat facturen betaald worden op een manier dat het voor beide partijen werkt. De teams jagen echter niet alleen de openstaande facturen na. Dit is wel een belangrijk onderdeel van ons werk, maar credit management is ook meeveren met de afdeling Sales. Op deze manier benutten we iedere commerciële kans goed. Wij kijken namelijk ook aan de voorkant goed mee en brengen de risico’s van potentiële klanten in kaart. Het komt voor dat bepaalde potentiële klanten met een hoog financieel risico toch graag worden binnengehaald, omdat de afdeling Sales zeker weet dat zij het verschil kunnen maken. In dat geval is het belangrijk dat de collectors er alles aan doen om de risico’s van deze klant te verkleinen en hem uiteindelijk welkom te heten bij Fource”, vertelt Ooteman.

De afdeling credit management is verantwoordelijk voor zowel risico’s als
openstaande facturen. Het is belangrijk dat daar wel voldoende tijd en ruimte voor is. Als credit manager wil je je ook kunnen focussen op het meedenken met de business, het hooghouden van het werkkapitaal en ervoor zorgen dat de klanten tevreden blijven. “Ons werk bestond vroeger veelal uit administratieve handelingen. De komst van technologie heeft er echter voor gezorgd dat deze – en nog veel meer – taken geautomatiseerd
konden worden. Binnen Fource Automotive maken we voor een aantal werkmaatschappijen gebruik van credit management software van Onguard. Deze software heeft talloze integratiemogelijkheden met verschillende ERP-systemen. Dit betekent dat alles wat in de software gedaan wordt, zichtbaar wordt in de andere systemen waar wij mee werken. Dat geeft een helder overzicht. Daarnaast zorgt de oplossing voor structuur in de opvolging van verschillende acties. De software neemt ons aan de hand mee. Hiermee bedoel ik dat de voor die dag noodzakelijke acties direct getoond worden en dat het aan de gebruiker zelf is om deze op te volgen. Het systeem geeft structuur, maar uiteindelijk is het de collector zelf die beslist of bijvoorbeeld een aanmaning wel of niet verzonden wordt. Het is wel belangrijk dat de software goed wordt ingericht. Het is een complex systeem met veel mogelijkheden. Om het optimale uit de software te halen, moeten de afdeling en managers het credit managementbeleid goed vertalen naar workflows. Als die basis eenmaal staat, creëert de software veel gemak”, aldus Ooteman.

“Naast dat gespecialiseerde credit management software veel inzicht biedt en zorgt voor structuur, denkt het systeem echt met ons mee”, gaat Ooteman verder. Binnen de oplossing is het mogelijk om klanten in te delen in segmenten. “Segmentatie zorgt ervoor dat we iedere klant op het juiste moment de juiste communicatie kunnen toesturen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een klant een enkele keer zijn factuur vergeet te betalen. Dit vraagt een andere benadering dan klanten die structureel te laat zijn. Bij deze laatste groep klanten slaan we bijvoorbeeld de aanmaningen over en zorgen we direct voor een strakke betalingsregeling. Klanten vinden dit prettig en we merken dat hierdoor de tevredenheid stijgt, ondanks dat de factuur langer blijft liggen. Dat is precies wat we binnen onze afdeling willen bereiken.”

• Gespecialiseerde credit managent software zorgt voor structuur en
  helderheid binnen de portefeuille
• Communiceert met ons ERP-systeem
• Klantsegmentatie zorgt ervoor dat iedere klant de juiste communicatie op het juiste moment krijgt
• DSO is dankzij de komst van CreditManager gedaald
• Oude excellijsten zijn vervangen door de software
• Regelmatig komen Onguard en Fource Automotive samen om de ontwikkelingen te bespreken en de software steeds meer uit te breiden