E-mail is een van de meest populaire vormen van communicatie – vooral bij zakelijke communicatie tussen bedrijven en hun klanten. Bij marketingafdelingen is e-mail al lang populair om in contact te komen met klanten en potentiële klanten. Met een druk op de knop verstuur je duizenden e-mails en deel je de nieuwste updates, producten en speciale aanbiedingen. Doordat er geen drukkosten en geen verzendkosten zijn is dit een heel aantrekkelijk communicatiemiddel. Maar e-mail is ook heel goed in te zetten om facturen en bijbehorende communicatie te versturen. Net als bij commerciële e-mails met marketingdoeleinden, kunnen elektronische facturen, herinneringen en aanmaningen veel tijd en geld besparen. De facturen die je verstuurd zijn direct op de juiste plaats waardoor ze sneller kunnen worden betaald.
Dit klinkt allemaal super! Maar er is ook een paar nadelen waarmee je rekening moet houden. Trekt de email niet meteen de aandacht dan kan hij gemakkelijk kwijt raken tussen de nieuwere berichten. Zorg ervoor dat je e-mails eruit springen en de ontvanger overtuigen om meteen in actie te komen. Met deze 6 tips gaat het jou lukken om een overtuigende e-mail te schrijven.
- Bepaal vooraf heldere doelen
De ontvanger van jouw e-mail moet begrijpen wat je van hem verwacht. Jouw e-mails zullen vaak als doel hebben om de ontvanger ervan te overtuigen om te betalen. Focus hier dan ook op in je e-mail. Probeer niet om meerdere boodschappen te combineren in één mail, dat kan storend zijn en is minder duidelijk.
- Geef een reden om in actie te komen
Als je iemand wilt overtuigen dan moet je hem laten zien welke voordelen hier tegenover staan. Het kan lastig zijn om een klant ervan te overtuigen dat hij zijn geld jouw kant op moet sturen. Je kunt het positief verpakken door korting aan te bieden voor vroege betaling of aantrekkelijke loyaliteitsprogramma’s aan te bieden. Waarschuwing over extra kosten bij (te) late betaling is ook een optie, maar met positieve boodschappen boek je over het algemeen betere resultaten.
- Neem redenen om niet te betalen weg
Er zijn genoeg redenen waarom een klant een factuur niet op tijd betaald. Misschien is het beleid om betalingen te verwerken op een bepaalde tijd of misschien zijn er goedkeuringen nodig. Het kan ook zijn dat uw factuur onduidelijk is en dat er informatie ontbreekt. Zoals bijvoorbeeld het PO nummer, het locatienummer of dat deze niet duidelijk aangeeft hoe en waar er betaald moet worden. Probeer te achterhalen waar het misgaat en voer de noodzakelijke wijzigingen door.
- Houd het kort
Een e-mail kun je zo lang maken als je wil. Maar dat betekent niet dat elke elektronische boodschap zo lang moet zijn als een gemiddelde roman. Elk woord telt als mensen bezig zijn en even snel hun e-mails scannen. Dus kies je woorden zorgvuldig en houd je e-mail zo kort mogelijk. Behoud alleen de voornaamste boodschap en laat onnodige zaken weg.
- Maak het gemakkelijk
Maak het jouw klant zo gemakkelijk mogelijk om jou op tijd te betalen. Het is aan te raden om jouw boodschap én factuur in de e-mail body te zetten, in plaats van als attachment bij te sluiten. Het vraagt alweer één extra handeling om een attachment te openen en dat kan de betaling vertragen. De juiste software maakt het mogelijk om de opmaak van jouw e-mail geheel met logo en in huisstijl te maken. Stuur je een herinnering? Voeg dan meteen een kopie van de oorspronkelijke factuur toe. Hiermee voorkom je een excuus van de klant zoals het niet ontvangen van de factuur.
- Houd je contacten up-to-date
Een super overtuigend bericht levert niets op als hij is gericht aan de verkeerde person. Dus, probeer je adresboek up-to-date te houden. De juiste software stelt contactgegevens beschikbaar voor iedereen zodat de juiste gegevens overal toegankelijk zijn.
Er bestaat geen twijfel over dat e-mail een nuttig instrument is voor credit management teams. De beste tools zijn nutteloos als je ze niet op de juiste manier gebruikt. Dus als de respons op jouw e-mail tegenvalt, is het tijd om een stap terug te doen. Denk er eens over na hoe je jouw berichten duidelijker en overtuigender kunt maken. Met deze stappen gaat het je lukken om een overtuigende e-mail te schrijven.
Contact en meer informatie
Wil je meer weten over Onguard en hoe onze software kan helpen met elektronisch factureren. Neem dan contact met ons op via +31 (0)88 256 66 66. Of blijf op de hoogte via LinkedIn en Twitter.
