Jouw facturen betaald krijgen kan een enorme klus zijn. Veranderde contactgegevens, genegeerde berichten, cashflow problemen – een paar van de mogelijke redenen waarom jouw klanten te laat of niet betalen. En dus ook de reden waarom jij keihard moet werken om jouw geld toch binnen te krijgen en de cashflow op orde te houden.
Organisaties van iedere omvang moeten omgaan met late of zelfs niet betalers. Van de grote multinationals tot het MKB en de ZZP’ers, het lijkt erop dat geen enkel bedrijf immuun is voor klanten die niet of niet tijdig betalen. Wat doet je hieraan als ondernemer? Je kunt ervoor kiezen om facturen en aanmaningen incidenteel te blijven versturen, maar je kunt ook maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat jouw klanten weten wat je van hen verwacht. Hoe? Door een debiteurenbeheer beleid op te stellen, waarin je jouw eisen en procedures duidelijk omschrijft.
Alle organisaties hebben baat bij een eenduidig beleid
Het is eenvoudig te denken dat een bedrijf al snel te klein is voor een debiteurenbeheer beleid. Misschien stuur je maar een paar facturen per maand of heb je een lage omzet en een klein team. Toch kan een gestructureerde aanpak voor alle bedrijven helpen meer rekeningen betaald te krijgen. Het hebben van een beleid voor debiteurenbeheer betekent dat er geen verrassingen zijn. Geen verrassingen bij het sluiten van nieuwe contracten. Geen verrassingen voor de collega die de opvolging van vervallen facturen doet, wanneer je moet bedenken hoe om te gaan met een laat betalende klant. En geen verrassingen voor de klant die niet tijdig een factuur betaalt. Maar er zijn meer voordelen:
- Tijdbesparing
Het nemen van beslissingen per case neemt veel tijd in beslag en dat is precies wat er gebeurt als je geen beleid hebt. Met een vast beleid weet iedereen precies wat hem/haar te doen staat. - Meten van Effecten
KPI’s (Key Performance Indicators) kunnen onder andere helpen om probleemgebieden te identificeren. Door het proces voor debiteurenbeheer te stroomlijnen, creëer je overzicht en efficiëntie. - Professionaliteit en één gezicht
Zonder beleid is het waarschijnlijk dat ieder persoon de organisatie taken op een andere manier oppakt. Hierdoor kunnen klanten een andere behandeling krijgen. Om een consistentie niveau te realiseren, is het aan te raden dezelfde regels en richtlijnen te hanteren.
Bovendien helpt een beleid ervoor te zorgen dat iedereen een klant op een gelijke manier behandelt. Als een collega ziek of met verlof is, kan iemand anders eenvoudig de taken oppakken en de klantvragen beantwoorden. - Cashflow verbeteringen
De cashflow is essentieel voor een bedrijf. Geld komt uit betaalde facturen, zodat jij als werkgever jouw medewerkers en leveranciers kan betalen. Daarnaast doe je hiermee investeringen om jouw producten of diensten te verbeteren. Als het geld niet binnenkomt, zorgt dat voor ernstige problemen. Het beleid zorgt voor een duidelijk overzicht.
Ook jóuw bedrijf is groot genoeg voor een debiteurenbeheer beleid
Uiteindelijk is geen enkel bedrijf te klein om een beleid voor debiteurenbeheer op te stellen. Ieder bedrijf zou een beleid moeten hebben om ervoor te zorgen dat uitstaande betalingen op een eerlijke, consistente en effectieve manier worden behandeld.
Uiteraard helpen we je graag bij het structureren en automatiseren van jouw debiteurenbeheer en beleid. Wil je meer weten over onze oplossing en hoe we jou kunnen helpen? Neem dan contact met ons op.
