Een Shared Service Center is een fenomeen dat al bestaat sinds de jaren ‘80. PostNL was een van de eerste organisaties die een gecentraliseerde administratie-afdeling opzette. Deze manier van voorzieningen samenvoegen is weer helemaal terug van weggeweest. In dit artikel zullen we dieper induiken op de FSSC’s: Financial Shared Service Centers.
In een wereld waar alles draait om efficiëntie in werkprocessen, is het optimaliseren van je organisatiestructuur een essentieel proces. Door samenhangende werkzaamheden te bundelen, behouden teams hun focus en worden ze niet afgeleid door allerlei zijdelings passerende taken. Daarbij geniet je van een betere dienstverlening, hogere kwaliteit en schaalvoordelen. Je kan Shared Service Centers opbouwen op het gebied van IT, HR, Supply Chain Management of uiteraard Finance.
Voordelen van een FSSC
Uit onderzoek is gebleken dat maar liefst 80% van de Fortune 500-bedrijven gebruikmaakt van Shared Service Centers. Processen in Finance gaan gebukt onder altijd veranderende wet- en regelgeving, waardoor automatiseren vaak de eerste uitdaging op de werkvloer is. Door technologie slim in te zetten win je niet alleen op het vlak van efficiëntie, maar heb je ook hogere betrouwbaarheidscijfers betreft compliant werken. De voordelen van een FSSC liegen er dan ook niet om:
- Door gelijkaardige processen te combineren, profiteer je van verhoogde efficiëntieniveaus. Het is als organisatie hierdoor mogelijk om grip op zaken te houden en kostenposten te verlagen;
- Als kerntaken in één FSSC worden gebundeld, dan is het voor professionals haalbaar om uit te blinken op een bepaald vlak. Specialistische vaardigheden komen beter tot hun recht, waardoor effectiviteitscijfers worden gemaximaliseerd;
- Maak gebruik van automatisering om te voldoen aan de wetgeving en ethische vereisten, maar geniet ook van nog een voordeel. Door tools in te zetten en processen te automatiseren is het mogelijk om belangrijke data te verzamelen. Resultaten worden meetbaar en KPI’s worden bijgehouden en vergeleken met gemiddelden op de markt, om analyses uit te voeren;
- We noemden het hierboven al even, maar lagere kosten zijn een overtuigend voordeel. Geen boekhouding verdeeld over de keten en diverse vestigen, maar één centraal geregelde Finance-afdeling. Boekhoudkundige processen worden hierdoor helderder en effectiever, aangezien er een team is die alle kennis en data in de organisatie op peil houdt.
Nadelen van een FSSC
Het opzetten van een FSSC heeft vele voordelen, maar er zijn ook heus wel wat haken en ogen te vinden.
- Om te beginnen kiezen veel bedrijven ervoor om hun SSC’s in het buitenland te vestigen, wat lang niet altijd goed uitpakt. Denk aan een IT-afdeling in Azië, waardoor er een taalbarrière bestaat en werknemers zich niet gauw geroepen voelen om contact op te nemen;
- Het is een tijdrovende klus om efficiënte processen op te zetten. Zeker in het begin, wanneer diverse afdelingen gecombineerd en verhuisd moeten worden, voordat alles goed functioneert;
- Voor de werknemers kan het voelen als een extra zware last op hun schouders, want hoewel efficiëntie en effectiviteit centraal komt te staan, zijn ze wel ineens verantwoordelijk voor de complete organisatie. Geen overzichtelijke administratie voor een afdeling of vestiging, maar geconsolideerde jaarrekeningen voor de complete organisatie. Dit betekent eveneens dat een klein foutje de gehele organisatie treft;
- Lijntjes met het C-level moeten kort zijn, waar je ook gevestigd bent. In no time moet je als Finance Professional in staat zijn om gevraagde gegevens op te hoesten en uit te draaien, zodat de organisatie niet te lijden heeft onder het nieuwe FSSC.
Credit management binnen het FSSC?
De credit management afdeling houdt zich voornamelijk bezig met factureren, in de breedste zin van het woord. Hoewel het verzenden, opvolgen, controleren, innen en doorzetten van facturen een kerntaak op zich is, zou deze afdeling toch goed binnen een FSSC passen. Een Financial Shared Service Center zorgt ervoor dat debiteurenbeheer de financiële administratie naar een hoger level tilt.
Door essentiële bedrijfsonderdelen te combineren kunnen krachten gebundeld worden, zodat je de organisatie en de klant optimaal tot dienst bent. Door het analyseren van het betaalgedrag is het goed mogelijk om de betaaltermijn te verkorten, zeker voor klanten die een geschiedenis laten zien voor verlate betalingen. Hoe meer informatie er over de klant beschikbaar is, des te optimaler de facturering hierop afgesteld kan worden. Denk aan het verlagen van de DSO en het verkleinen van de risico’s, waardoor de cashflow gewaarborgd blijft.
Ook kan er sneller geschakeld worden, wanneer de wensen en behoeften van klanten veranderen. Denk aan het opschalen van bepaalde dienstverleningen of de klantenbinding verbeteren, doordat je alle relevante informatie van alle processen rondom de klant op een centrale plaats vestigt. Ontstaat er onverhoopt een geschil met een klant? Dat is enorm akelig, maar het feit dat alle benodigdheden bij elkaar gebundeld zijn in een Shared Service Center bespaart een hoop frustratie en tijd, voor jou en voor de klant.
