Visma | Raet
Die Nachverfolgung von Rechnungen auf eine freundliche und flexible Art und Weise
Visma | Raet positioniert sich als Spezialist für HR- und Lohnabrechnungssoftware. Mit ihrer HR-Software und den dazugehörigen Dienstleistungen unterstützt das Unternehmen seine Kunden dabei, Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch entsteht mehr Zeit und Raum für den menschlichen - und oft viel inspirierenderen - Aspekt des HR-Berufs. Visma | Raet möchte hierbei mit gutem Beispiel vorangehen. Das Unternehmen arbeitet bereits seit einiger Zeit aktiv an der digitalen Optimierung seiner eigenen Prozesse, darunter auch die Überwachung und Nachverfolgung offener Rechnungen.
Excel reicht nicht aus
"Bis vor Kurzem wurde Visma | Raet in der Nachverfolgung von Rechnungen nicht von einer spezialisierten Kreditmanagement-Lösung unterstützt. Vereinbarungen wurden zwar sorgfältig erfasst und Excel wurde bis an seine Grenzen genutzt. Doch sobald Veränderungen im Prozess auftraten, wurde es schwierig, manuell anzupassen und die vereinbarten Maßnahmen korrekt nachzuverfolgen. Excel bot keine Lösung mehr und das Durcheinander der Vereinbarungen wurde immer komplexer zu verwalten. Es war auch nahezu unmöglich, den Arbeitsprozess zu analysieren und Verbesserungen vorzunehmen, was genau das war, worauf Visma | Raet abzielte. Grund genug, spezifische Software in diesem Prozess einzusetzen."
Technologie verbessern, die bereits gut ist
Die Tatsache, dass Visma | Raet sich für CreditManager von Visma | Onguard entschieden hat, deutet darauf hin, dass die Wahl leicht fiel. Doch dem ging ein rigoröser Auswahlprozess voraus, aus dem letztendlich CreditManager als das Beste hervorging. Van Dael sagt: "Als Gruppe nutzen wir auch gerne unsere eigene Software, damit wir sie sofort intensiv anwenden und verbessern können. Wir betrachten alle Technologie als Technikbegeisterte. Wir schätzen eine geniale oder im Gegenteil sehr einfache Lösung und können sofort darüber nachdenken, wie wir sie noch besser machen können. Letztendlich profitieren unsere Kunden davon."
Warum Onguard?
"Nachdem wir gerade erst eine komplette Rechnungsmigration abgeschlossen haben, ist die Überwachung und Verfolgung offener Rechnungen, Maßnahmen, Streitigkeiten und Korrekturen zu einer komplexen Aufgabe geworden. Die Vielfalt der von uns angebotenen Produkte und Dienstleistungen, die verschiedenen Branchen, für die wir tätig sind, und die sich ständig ändernde interne Kundenorganisation erschwerten die Nachverfolgung. Wir haben alle offenen Fragen, Anliegen und Zahlungsvereinbarungen manuell erfasst und auch intern viel kommuniziert. Das war eine große Aufgabe und sehr fehleranfällig, was manchmal dazu führte, dass wir gegenüber dem Kunden zu geschäftsmäßig wirkten. Darüber hinaus hat sich unsere Debitorensituation unnötig verschlechtert. Genau das wollen wir nicht. Wir möchten eine transparente und zugängliche Kommunikation über die Rechnungsstellung und vor allem einen angenehmen Dialog mit unseren Kunden führen. Dabei möchten wir uns mit dem Kunden bewegen können. Ein System wie CreditManager, das uns bei einer zuverlässigen und kristallklaren Verwaltung unterstützt, ermöglicht uns dies." - Tom van Dael, Finanz- und IT-Direktor bei Visma | Raet.
Prozessunterstützung durch Client Control
Visma | Raet hat einen cleveren Zwischenschritt bei der Automatisierung seines Kreditmanagements gemacht. Anstatt sofort komplett auf die Visma | Onguard-Software umzusteigen, hat das Unternehmen zunächst einen anderen Anbieter, nämlich Client Control, engagiert. Van Dael sagt: "Client Control verwendet die Onguard-Plattform, sie haben Erfahrung in der Anwendung und stellen auch zusätzliches Personal zur Verfügung. Eine solche flexible Lösung hat uns geholfen, den Betrieb aufrechtzuerhalten, während wir unsere eigenen Prozesse automatisiert haben. Wir sind kürzlich auch auf eine neue Buchhaltungssoftware von Visma umgestiegen und möchten jetzt alle Prozesse und Systeme aufeinander abstimmen. Auf diese Weise konnten wir auch von der Erfahrung von Client Control profitieren, die bereits bewährte Vorgehensweisen kannten. Während die Arbeit reibungslos weiterging, hat Client Control unserer Automatisierung einen großen Schub gegeben."
Die Implementierung verlief blitzschnell
Die tatsächliche Implementierung von CreditManager verlief wie im Handumdrehen. Die gewünschten Arbeitsmethoden waren bereits klar definiert und konnten eins zu eins übernommen werden. Dadurch konnte der Implementierungsmanager von Visma | Onguard mehrere Schritte einsparen. Während eine vollständige Implementierung normalerweise drei bis sechs Monate dauert, wurden nur sechs Wochen benötigt. Dies war auch deshalb möglich, weil Visma | Raet sich für die Standard-Einrichtung der Arbeitsprozesse entschieden hat. Sie wussten, dass diese bereits ziemlich nahe am Idealzustand waren. Van Dael sagt: "Weitere Optimierungen können später immer noch vorgenommen werden. Im Moment wollten wir uns auf die Benutzer konzentrieren. Sie wurden im grundlegenden Gebrauch geschult und haben auch administrative Aufgaben wie das Hinzufügen von Workflows, das Ändern eines Briefes oder das Erstellen eines neuen Dokuments gelernt. Die gesamte Organisation war bereit für einen reibungslosen Start. Das gibt ein sicheres Gefühl."
Die Ergebnisse
- Wir arbeiten intern deutlich effizienter und haben eine kürzere Bearbeitungszeit für den Kunden.
- Kontrolle: Wir beherrschen den gesamten Prozess und sind am Ball. Das System stellt sicher, dass wir einem standardisierten Debitorenprozess folgen.
- Wir haben kontinuierlichen Einblick in unsere Positionen pro Segment und Kunde. Diese Informationen sind auch für die verantwortlichen Account Manager zugänglich.
- Transparente und klare Dateierstellung an einem zentralen Ort, der allen Stakeholdern zugänglich ist.
- Professionalität: Wir überwachen den gesamten Prozess und alle Schritte.
- Flexibilität: Bei Bedarf können wir von den gemeinsamen Vereinbarungen in Einzelfällen abweichen.
- Transparent und zugänglich: Das System stellt sicher, dass wir klare Informationen haben, die wir mit unserem Kunden teilen können. Dadurch können wir ein gutes Gespräch mit unserem Kunden führen und gegebenenfalls zusammenarbeiten.
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