SWEMP

Die Herausforderung bestand darin, dass die ERP-Anwendung der Unternehmen über einige Funktionen im Bereich des Kreditmanagements und des Forderungseinzugs verfügte, wie beispielsweise Planungsoptionen. Darüber hinaus ist es in der Wohnungsbranche wichtig, gute Vereinbarungen zu treffen und mit transparenten Arbeitsabläufen zu arbeiten. Die SWEMP-Unternehmen möchten sicherstellen, dass ihre Mieter aufgrund von Zahlungsproblemen niemals zwangsgeräumt werden, was es für sie unerlässlich macht, gute Beziehungen zu ihren Mietern aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund wollten die Unternehmen ihre Professionalisierung in diesem Bereich erhöhen, ein Wunsch, der schnell zu ihrer Entscheidung führte, sich für eine Kreditmanagement-Software zu entscheiden. Mark van Gorp, SWEMP-Projektleiter, leitete die Implementierung von Onguards CreditManager.

"Zusammen sind wir stärker", erklärt Mark van Gorp. Die fünf Wohnungsunternehmen sind in ähnlichen alltäglichen Aktivitäten engagiert, einschließlich ihres Kreditmanagementbetriebs. Sie harmonisieren ihre Arbeit und prüfen, wie sie einige ihrer Prozesse standardisieren können. "Drei der fünf Unternehmen nutzen jetzt CreditManager, und wir haben große Fortschritte gemacht. Die Verwendung desselben Systems ermöglicht es uns, unsere Leistung zu benchmarken und voneinander zu lernen. Wir arbeiten auch in einem gemeinsamen Projektteam, bestehend aus Vertretern der SWEMP-Unternehmen und Onguard. Onguard gibt uns Ratschläge zur Konfiguration der Prozesse, und das alles, ohne die Arbeitsmethoden und Identität der einzelnen Unternehmen zu beeinträchtigen. Wir arbeiten nun seit mehr als zwei Jahren zusammen, und der Wechsel ist sehr erfreulich", fügt Mark van Gorp hinzu.

SWEMP nutzt Visma | Onguards CreditManager seit mehr als zwei Jahren, und die Implementierung befindet sich nun in der Phase der Prozessoptimierung. Die Ziele der Optimierung bestehen darin, die Erfolge zu messen und Einblick in das Portfolio zu gewinnen, den die Organisationen für eine erfolgreiche Inkassopolitik benötigen. Nach Meinung von Mark van Gorp kann dies nur erreicht werden, wenn die Kreditmanager als Vermarkter agieren: "Mieter kommen zum ersten Mal mit der Kreditabteilung in Kontakt, wenn sie die Miete nicht mehr bezahlen können. Die Inkassopolitik muss darauf abzielen, Mieter dazu zu bewegen, ihre Mietzahlungen aufrechtzuerhalten. Natürlich möchten wir niemals sehen, dass ein Gerichtsvollzieher an der Tür eines unserer Mieter klopft, um eine Räumungsklage zu überreichen: Die Vermeidung von Zwangsräumungen liegt im Interesse sowohl des Mieters als auch der Wohnungsunternehmen. Die Software unterstützt die Mitarbeiter dabei, Mieter zur Zahlung ihrer Miete zu bewegen. Die Software benachrichtigt den Kreditmanager rechtzeitig, wenn er einen Mieter kontaktieren muss. Der Kreditmanager versucht dann, eine passende Lösung zu finden und gute Beziehungen zum Mieter aufrechtzuerhalten. Manchmal sind Mieter einfach nicht in der Lage zu zahlen, und dann muss der Kreditmanager mit ihnen Zahlungsvereinbarungen treffen. Die Erfassung dieser Vereinbarungen im System ist sehr einfach. Unsere Kreditmanager stellen fest, dass die Software wirklich für sie funktioniert und ihre Unternehmensabläufe sowie ihre Mieter unterstützt - jedoch ohne ihnen vorzuschreiben, was sie tun müssen."

"Da SWEMP eine Vereinbarung zwischen fünf Wohnungsunternehmen ist, müssen wir uns einstimmig auf unsere Softwarekäufe einigen. Im Jahr 2015 haben wir einen Vergleich der auf dem Markt verfügbaren Produkte durchgeführt. Nach langen Überlegungen - und einem Besuch bei einer anderen Organisation - haben wir uns entschieden, dass Onguards CreditManager die beste Wahl ist", erklärt Mark van Gorp. Die eigentliche Zusammenarbeit begann im Jahr 2016. "Obwohl wir etwas Zeit brauchten, um uns kennenzulernen, erwies sich unsere Zusammenarbeit als äußerst angenehm. Wir sind Mitglieder eines gemeinsamen Projektteams und führen wertvolle Diskussionen über Konfigurationsfragen. Wie ich immer sage: 'Es wird immer Hindernisse geben, und einige muss man einfach überwinden'. Die wichtigsten Dinge in einem Team sind Vertrauen und gegenseitige Verantwortung, wenn es nötig ist - und die Teamarbeit zwischen SWEMP und Onguard ist absolut perfekt."

• Gute Übersicht über das Arbeitsportfolio
• Einfach messbare Leistung
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• Klarer Einblick in Aktivitäten, die einer Nachverfolgung bedürfen
• Transparente Workflows