Fource Automotive

Jolanda Ooteman ist als Credit Managerin für die Abteilung Accounts Receivables Management bei Fource Automotive verantwortlich, einem Importeur und Distributor von Autoteilen. Sie versteht, wie wichtig es ist, die Debitoren effektiv zu verwalten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein hohes Working Capital aufrechterhalten kann. Onguard hat mit Ooteman über ihre Erfahrungen im Forderungsmanagement innerhalb der Automobilbranche gesprochen. Sie erklärte, wie sie Kreditmanagement-Software einsetzt, um sicherzustellen, dass die Prozesse bei Fource Automotive so reibungslos wie möglich ablaufen.

Ooteman hat viele Jahre als Kreditmanagerin in der Automobilbranche gearbeitet. "Es ist eine Branche, die ständig im Wandel ist, und in der sich Trends schnell aufeinanderfolgen. Man muss nur an die ganze Technologie denken, die in einem modernen Auto zu finden ist, und natürlich an die selbstfahrenden Autos, die auf unseren Straßen Realität werden. Organisationen in der Branche legen großen Wert darauf, auf diese Trends zu reagieren. Das ergibt Sinn, da es sich um einen völlig neuen Markt mit vielen Unbekannten handelt. Es ist wichtig, dass sich die Abteilung für Kreditmanagement parallel zum Geschäft entwickelt und ständig Risiken sowie Kundenbeziehungen berücksichtigt. Was ich in der Branche feststelle, ist, dass das Potenzial des Kreditmanagements, eine Auswirkung zu haben, ständig wächst. Dies liegt daran, dass das Kreditmanagement ein sehr wichtiger Aspekt innerhalb der Organisation ist, insbesondere für das Working Capital und die Kundenzufriedenheit."

Ooteman: "Wir sprechen über Kundenzufriedenheit, aber niemand spricht über die Zufriedenheit der Schuldner. Es sollte bedacht werden, dass ein Schuldner ein Kunde ist, der ein oder mehrere unbezahlte Rechnungen an eine Organisation hat. Als Organisation möchten wir diese Rechnungen bezahlt sehen, aber wir möchten auch, dass der Kunde zufrieden ist und ein zweites, drittes oder viertes Mal zum Unternehmen zurückkehrt.

In vielen Organisationen herrscht die Vorstellung, dass Kunden, die beim Debitorenbereich landen, eher geneigt sind, ihre Geschäfte woanders hin zu verlagern. Sie betrachten das Debitorenmanagement nicht als Kundenbeziehungsmanagement und machen daher keinen Zusammenhang zur Unterstützung des Unternehmens - obwohl die Abteilung tatsächlich einen echten Unterschied für die Kunden machen kann. Wenn ich zum Beispiel meine eigene Organisation betrachte, bezeichnen wir einen Kunden, der mit einer Zahlung im Rückstand ist, nicht als 'lästigen Kunden'. Im Gegenteil, unser Inkassoteam ergreift Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Rechnungen auf eine Weise bezahlt werden, die für beide Parteien funktioniert. Dennoch geht es bei der Arbeit der Teams nicht nur darum, ausstehende Rechnungen einzufordern.

Zweifellos ist dies ein wichtiger Aspekt unserer Arbeit, aber das Debitorenmanagement arbeitet auch eng mit dem Vertrieb zusammen. Auf diese Weise können wir jede Chance effektiv nutzen. Wir bewerten potenzielle Kunden im Voraus und identifizieren damit verbundene Risiken. Es kann sein, dass wir bereit sind, einen bestimmten potenziellen Kunden mit einem hohen finanziellen Risiko anzunehmen, weil das Vertriebsteam sicher ist, dass es den Unterschied machen kann, der benötigt wird. In diesem Fall ist es wichtig, dass das Inkassoteam alles Mögliche tut, um die mit diesem Kunden verbundenen Risiken zu reduzieren und ihn letztendlich bei Fource willkommen zu heißen."

Die Abteilung für Kreditmanagement ist sowohl für Risiken als auch für ausstehende Rechnungen verantwortlich. Es ist wichtig, dass dafür ausreichend Zeit aufgewendet wird. Als Kreditmanager möchte man sich auch darauf konzentrieren können, konstruktiv zum Geschäft beizutragen, das Working Capital auf einem hohen Niveau zu halten und sicherzustellen, dass die Kunden zufrieden bleiben. Ooteman erklärt: "Früher ging es in unserer Arbeit hauptsächlich um administrative Transaktionen. Durch die technologischen Entwicklungen konnten jedoch viele dieser Aufgaben automatisiert werden. Bei Fource Automotive verwenden wir Kreditmanagement-Software von Onguard für mehrere operative Unternehmen. Diese Software bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen ERP-Systemen. Das bedeutet, dass alles, was in der Software erledigt wird, in den anderen Systemen, mit denen wir arbeiten, sichtbar wird und man einen klaren Überblick erhält. Die Lösung schafft auch Struktur im Nachverfolgungsprozess für verschiedene Aktionen, und die Software führt einen durch den Prozess. Damit meine ich, dass die Aktionen, die für den jeweiligen Tag erforderlich sind, direkt angezeigt werden und es Sache des Benutzers ist, sie auszuführen. Das System bietet die Struktur, aber letztendlich trifft der Sachbearbeiter die Entscheidung, zum Beispiel ob eine Mahnung versendet werden soll oder nicht. Es ist jedoch wichtig, dass die Software ordnungsgemäß konfiguriert ist: Es handelt sich um ein komplexes System mit vielen Funktionen. Um das Beste aus der Software herauszuholen, müssen die Abteilung und die Manager die Kreditmanagement-Politik effektiv in Workflows umsetzen. Wenn man diese Grundlage hat, wird die Software die Arbeit wirklich erleichtern."

"Neben einer verbesserten Sichtbarkeit und Struktur unterstützt die spezialisierte Kreditmanagement-Software unsere Abläufe", fährt Ooteman fort. Die Lösung ermöglicht es uns, Kunden in Segmente zu gruppieren. "Die Segmentierung stellt sicher, dass wir jedem Kunden die richtige Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt zukommen lassen. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass ein Kunde einmal vergisst, seine Rechnung zu bezahlen. Dies erfordert einen anderen Ansatz als bei einem Kunden, der konsequent zu spät zahlt. Für Letztere könnten wir beispielsweise auf Mahnungen verzichten und stattdessen sofort einen festen Zahlungsplan einführen. Kunden mögen das, und wir haben festgestellt, dass dies die Zufriedenheit steigert, auch wenn die Rechnung länger im System bleibt. Genau darauf zielen wir in der Abteilung ab."

• Spezialisierte Kreditmanagement-Software bietet Struktur und Klarheit im Portfolio
• Kommunikation mit vorhandenem ERP-System
• Kundensegmentierung stellt sicher, dass jeder Kunde die richtige Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt erhält
• DSO (Days Sales Outstanding) ist seit der Einführung von CreditManager gesunken
• Die Software hat alte Excel-Listen ersetzt
• Onguard und Fource Automotive treffen sich regelmäßig, um Entwicklungen zu besprechen und die Software kontinuierlich zu aktualisieren und zu verbessern