Canon
"Im Canon Business Center sind wir immer wieder überrascht, was Menschen und Systeme gemeinsam erreichen können."
Das Canon Business Center (CBC) Niederlande ist der regionale Partner für eine umfassende Geschäftsoptimierung. Aber was genau tun sie?
CBC hat es sich zur Aufgabe gemacht, Geschäftsprozesse innerhalb von Organisationen optimal und effizient miteinander zu verbinden. CBC Niederlande agiert als europäischer Premium Partner für Canon und konzentriert sich auf die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die effiziente Strukturierung von Informationsflüssen und Dokumentenmanagement. Um den regionalen Charakter zu unterstreichen, hat CBC sieben zentrale Standorte in den Niederlanden. CBC möchte dafür sorgen, dass Unternehmen für die digitale Zukunft gerüstet sind. Neben den Produkten und Dienstleistungen, die CBC zu diesem Zweck entwickelt hat, müssen auch alle Abteilungen so gestaltet sein, dass sie den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.
Die Aufgabe
Jasper Schot werkt seit mehr als 4 Jahren als Kreditmanagement-Berater bei CBC Niederlande. Das Kreditmanagement-Team ist Teil der Kundenfinanzierungsabteilung. Er begann sein Arbeitsverhältnis zu einem Zeitpunkt, als CBC untersuchte, wie eine Reihe von Professionalisierungsmaßnahmen im Bereich des Kreditmanagements umgesetzt werden könnten.
Der standardisierte Mahnprozess über ihr ursprüngliches Buchhaltungspaket erzielte nicht die gewünschten Ergebnisse, daher wurde beschlossen, eine Prüfung zur Implementierung einer spezialisierten Kreditmanagement-Software durchzuführen. Jasper Schot lud drei Kreditmanagement-Software Anbieter ein, um ihre Lösungen vorzustellen, und nach einer internen Bewertung fiel die Entscheidung auf Onguard’s CreditManager Software.
Von Excel zur Kreditmanagement-Software
Jasper Schot ist seit November 2017 als Berater in der Abteilung Kreditmanagement bei CBC tätig: “Zu Beginn meiner Tätigkeit waren die Akten der Regionalbüros gerade zusammengelegt worden. Das Nachverfolgen anhand von Excel-Listen und Terminplanungen war sehr zeitaufwendig. Bei früheren Aufträgen war ich es gewohnt, mit einer Kreditmanagement-Software zu arbeiten, damit die Kreditmanager ihre Hände frei haben, um sich wichtigen Themen zu widmen.” Basierend darauf lud Schot drei Softwareanbieter ein, um zu zeigen, was sie zu bieten hatten. “Onguard war eines der Unternehmen. Ich hatte bereits mit CreditManager von Onguard gearbeitet und war sehr zufrieden damit. Sie sind Marktführer, und das hat seinen Grund. Auch wenn Onguard nicht der günstigste Anbieter ist, weiß ich, dass sie die Qualität bieten, die auch unsere Kunden von CBC erwarten. CBC befand sich in einer Wachstumsphase - wir haben mehr Kunden gewonnen und dadurch auch mehr Umsatz generiert. Für uns war eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Das brachte uns zu Onguard, und wir begannen mit der Implementierung”, erklärt Schot.
Zeitersparnis
CBC Niederlande verwendet CreditManager von Onguard nun seit über dreieinhalb Jahren: “Wir sind sehr zufrieden mit der Software und der Zusammenarbeit mit Onguard. In unserem ersten halben Jahr sind die Forderungslaufzeiten beispielsweise bereits um 400 % gesunken. Das ist ein enormer Rückgang und führt zu einem stetigen Cashflow für CBC. Darüber sind wir natürlich sehr froh. Wir konnten auch mithilfe der Software einen standardisierten Mahnprozess einrichten.
Durch die Regelung der Mahn-Workflows trägt CreditManager massiv zur Professionalisierung unseres Kreditmanagement-Prozesses bei. Bleibt eine Rechnung unbezahlt, wird eine erste Erinnerung per E-Mail verschickt. Je nach Höhe des ausstehenden Betrages folgt häufig ein Telefonanruf. Reagiert der Kunde darauf nicht, sendet die Software eine Mahnung, die dann möglicherweise zu einem Telefonanruf führt. Reagiert der Kunde dann immer noch nicht, schickt die Software einen Mahnbescheid, der sowohl per E-Mail als auch per Post verschickt wird.
Anschließend wird ein letzter Versuch unternommen, den Kunden telefonisch zu kontaktieren, und wir informieren den Kundenbetreuer, dass der Kunde in den Inkassoprozess aufgenommen wird. Der Kundenbetreuer kann dann über seine Vertriebskontakte einen weiteren Versuch unternehmen. Auch die Reklamationsbearbeitung ist dank CreditManager einfach. War es früher fast unmöglich, Reklamationen zu dokumentieren, so ist jetzt auf einen Blick ersichtlich, warum eine Rechnung nicht bezahlt wurde und was das Ergebnis war. Ausstehende Rechnungen, Forderungslaufzeit und Reklamationen sind wichtige Aspekte des Berichts, den wir jetzt auf Knopfdruck erstellen und an den CFO weiterleiten können. Kurz gesagt, die Anschaffung von CreditManager hat uns eine enorme Zeitersparnis und eine Erhöhung unserer Liquidität gebracht.”
“Wir sind von manuell erfassten Zahlungsvereinbarungen zu einem automatisierten Prozess übergegangen.
Das bedeutet, dass wir eine Nichteinhaltung der Vereinbarung früher erkennen und somit schneller reagieren können.”
Jasper Schot, Credit Management Consultant
Warum Onguard
“In enger Zusammenarbeit mit unserem Fachberater von Onguard ist es uns gelungen, eine sehr schnelle und erfolgreiche Implementierung zu erreichen”, sagt Schot. “Onguard hat eine gute Arbeit für uns geleistet. Sie verfügen über ein besonders hohes internes Verständnis für alle IT-bezogenen Systeme, was zu einer reibungslosen Implementierung führt. Im Moment sind wir mit CreditManager - und natürlich auch mit Onguard - sehr zufrieden. Wir sind angenehm überrascht, was die Kombination von Menschen und Syste- men für uns geleistet hat.”
Die Ergebnisse
- Senkung der Forderungslaufzeit (DSO) um 400 %
- Erzielung eines kontinuierlichen Cashflows
- Berichte werden auf Knopfdruck erstellt
- Reibungslose Implementierung
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